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《中国煤化工》
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看完这篇文章,优化物资采购,你也会!
作者:佟永杰,周广喜,杨祉龙,王东亮,王岩 | 来源:《中国石油和化工产业观察》杂志 | 时间:2021-05-06

物资采购是企业生产的前端,对企业的其他生产经营活动具有制约作用。为此,国内石油和化工企业积极对标国际一流企业,积极探索采购管理的程序化、标准化、信息化、战略化、去权利化趋势。

所谓采购程序化,是通过管理手段或信息化手段对采购行为进行约定,包括编制采购计划、制定采购方案、实施选商定价、审定采购结果、签订采购合同、合同履行等。

采购方案是采购过程中最关键的环节,直接决定成本高低、采购成败。采购方式,应尽可能实施集中采购,同时对通用性较强的原材料实施目录采购,提高采购效率,降低采购成本。在实施目录采购的同时,可与供应商建立长期战略关系,协商代储代销模式,需用物资批量到货,按实际消耗分次结算,节约运输成本和存货资金占用。持续提高企业采购程序化水平,可确保采购程序完整、严谨、可追溯,有助于企业采购管理效率的提升,并使企业管理者对采购行为进行更有效的跟踪。

所谓采购标准化,是提高采购效率、降低采购成本的重要手段。重点是强化流程管理、质量管理、文档管理等环节中的标准化工作,建立采购业务标准化管理体系。物资需用部门应明确每种物资的质量要求,编制技术规格书,并在生产工艺调整后进行更新,以免延误采购时机。采购部门应依托国家标准库等官方渠道,建立健全采购物资质量标准库,并实施动态管理。同时明确统一招投标、商务谈判、合同签订等环节的质量约定,促进标准化管理与质量管理互相推动。贯穿采购业务流程的物料编码管理应作为标准化管理的重点,定期对编码库进行清理。可以利用信息化手段建立标准的评估模型,辅助人工判断,提高物料编码标准化管理水平。有效管控业务系统审批流程,实现有效审批和追溯,应逐一对每个业务流程进行标准化管理。此外,对每一个采购项目的采购方案内容进行标准化管理,编制对外发布的招投标文件、采购合同等标准格式文本,减少流标、质疑、违约等不可控事件。这是降低经营风险、提升管理水平的有效手段。

采购信息化是“五化”的核心。利用大数据手段,可构建较为完善的物资采购全成本模型分析工具,搭建统一的程序化管理流程,完成物资分类编码、质量标准等标准化管理。做好数据规划和表结构分析后,应构建采购业务数据库并定期更新。搭建以自建数据库为基础,兼顾企业报表和数据分析功能的统计分析平台。要统建系统表结构,跟踪分析整体采购业务,通过表间联合查询,构建完整的系统业务链条,可对每一项采购业务在各系统之间进行联合查询,以实现对整个采购流程的完整跟踪和追溯。加强信息化管理,可利用经营数据协助企业进行营销分析和制定战略决策。

采购战略化的基本原则是全生命周期综合成本最低。采购总成本是企业购置原料和服务所支付的实际总价,包括安装、运输、修复等各项必要支出,也包括因质量不同造成的使用时间差异。在采购决策前,应对整个采购流程中所涉及的关键成本和其他相关的长期潜在成本进行评估。同时,战略化采购应基于供需双方长期、稳定的合作关系,建立双赢原则;战略化采购是一项系统工程,企业必须建立较为完善的供应商网络,在采购实施过程中引入竞争机制。

实施战略化采购,要建立全生命周期成本模型。全成本管理应从价格、质量、服务多角度,自采购物资出厂直至消耗或报废的全生命周期尺度进行全方位分析,尤其是常用重点原材料的全生命周期成本分析,将分析结果作为战略采购的决策依据。集中采购是战略采购的重要手段。通过全成本模型和标准化管理,可在所属企业的纵向维度、在兄弟企业的横向维度、在时间维度上整合原材料需求,通过增加采购量提高议价能力,降低单位采购成本。在实现采购标准化、集中化的情况下,应将成本控制工作重心转向管理优化方面。通过电子商务降低采购成本;通过合理规划采购频率和批量,进行班车式采购,降低采购费用和仓储成本;通过协商代储代销模式,降低存货成本。

所谓采购去权力化,是构建流程合规、制度严谨、操作规范的采购管理环境,让单一个体没有权利对采购过程和结果做出独立决策,把权利关进制度的笼子,有效控制和杜绝采购人员出现职业操守问题。

针对非公开招标采购项目,要从加大公开采购范围、严格非招标管理、实施集体选商3方面着手,增加公开竞价选商模式,可选用经评审最低价法,在兼顾采购效率的同时,确保采购项目公开透明。小额度采购项目可由单独业务部门扮演招标机构的角色,参照公开招标的流程,统一组织非招标采购项目的对外公示,临时组建谈判小组进行项目谈判,统一发布采购结果,采购过程留痕,确保非招标采购项目公开透明。去权力化,要严把选商关口。可以临时组建选商小组,在已有的供应商网络中,通过随机抽取和科学比选方式选择供应商,选商过程记录备查。

以战略化采购为引领、以标准化采购为基础、以信息化采购为手段、以程序化采购为核心、以去权利化采购为保障的“五化”采购管理模式,有助于提升管理标准、提高采购效率、强化业务合规,进而开创高效、规范、阳光的采购新格局。


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